L’Assistante de Direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la direction. Elle a pour mission de faciliter le travail de la Direction Générale (Directeur Général et Directeur Général Adjoint) et de contribuer à l’efficacité de la gestion quotidienne de la Holding. Elle est également l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des collaborateurs internes et externes à la direction générale.
Activités principales
1. Gestion des agendas et des déplacements
- Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements des membres de la Direction Générale
- Gérer les priorités et veiller à la bonne organisation du temps
- Préparer et organiser les voyages d’affaires et événements
- Organiser les voyages privés à la demande
2. Gestion des communications
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques, emails et courriers
- Rédiger et préparer des courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs
- Assurer une communication fluide entre la direction générale et les départements
3. Organisation des réunions
- Préparer, organiser et suivre les réunions de la direction générale
- Diffuser les comptes rendus de réunions
4. Suivi administratif et gestion de documents
- Assurer le dispatching des courriers (entrant, sortant et internes)
- Assurer le classement et l’archivage des documents tout en garantissant leur confidentialité
- Mettre à jour des bases de données, dossiers des filiales, partenaires et fichiers internes
- Gérer les demandes administratives
5. Aide à la coordination de projets
- Aider à la coordination logistique des projets internes
- Préparer les documents relatifs aux projets
6. Support logistique et organisationnel
- Gérer les fournitures de bureau et équipements
- Organiser des événements d’entreprise, séminaires ou conférences
7. Gestion de la relation avec les partenaires externes
- Assurer la liaison entre la direction générale et les partenaires externes
- Gérer les demandes, prises de rendez-vous et suivre les dossiers
8. Autres
- Exécuter toutes autres tâches en lien avec le poste à la demande de la Direction Générale
Profil recherché
Formation
- Bac +2 minimum (BTS Assistante de Manager, DUT Gestion des Entreprises ou équivalent)
- Formation complémentaire en secrétariat ou gestion administrative est un plus
Expérience
- 2 à 5 ans d’expérience dans un poste d’Assistante, idéalement en entreprise
- Expérience en milieu bancaire serait un atout
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, PowerPoint)
- Bonne connaissance en gestion documentaire et traitement administratif
- Bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle
- Maîtrise des écrits professionnels
- Bonne maîtrise de l’anglais, des logiciels de gestion des agendas et des communications
Savoir-être
- Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en simultané
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant réactive
- Excellentes capacités de communication orale et écrite
- Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle
- Proactivité, dynamisme et sens du service
