Le PNUD recrute un(e) assistant(e) administratif(ve).
- Date de début : (date à laquelle le candidat sélectionné devrait commencer) 10-Jan-2022
- Durée du contrat initial : 1 an renouvelable, sous réserve de performances et de financement satisfaisants
- Durée prévue de la mission : 1 an renouvelable, sous réserve de performances et de financement satisfaisants
Le PNUD s’est engagé à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, les groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents.
Fond
Sous la direction générale du Directeur régional adjoint du Bureau régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), l’assistant administratif fournira des services d’appui au programme garantissant la qualité, l’exactitude et la cohérence du travail.
L’assistant administratif travaillera en étroite collaboration avec les coordonnateurs des programmes WACI et XAMU50 ainsi qu’avec le personnel des opérations, des programmes et des projets de la Section de l’application des lois (LE), y compris OCWAR-T à l’ONUDC ROSEN et les bureaux de pays de la région, selon les besoins, pour échanger des informations, prestation de programmes d’analyse et de soutien.
Devoirs et responsabilités
Résumé des fonctions clés :
- Fournir un soutien administratif, financier et logistique global au programme WACI et XAMU50 ;
- Préparation de correspondances, rapports, documents et publications;
- Prise de rendez-vous, réunions et missions ;
- Aider à la mise en œuvre de toutes les activités du projet en fonction de la demande ;
- Établir un système d’archives et fournir des mises à jour régulières du projet ;
- Aider le personnel de l’ONUDC à identifier et contacter les responsables appropriés des départements gouvernementaux afin d’obtenir un soutien officiel pour la mise en œuvre des activités du projet ;
- Responsabilité de l’approvisionnement et de la fourniture des équipements nécessaires au projet ;
- Aider à la préparation des rapports d’avancement et des évaluations de la performance des projets ;
- Appui à la construction et au partage des connaissances ;
- Flux de l’exécution des contrats requis pour la mise en œuvre des activités, conformément aux règles d’approvisionnement et financières ;
- Appuyer la programmation des activités par les sous-récipiendaires ;
- Préparer toute la documentation pour les missions et les ateliers et réunions régionaux/nationaux ;
- Préparer toute la correspondance avec les partenaires, les donateurs et les homologues nationaux ;
- Gérer tous les arrangements logistiques pour les ateliers et réunions régionaux/nationaux ;
- Assurer la liaison avec tous les fournisseurs de services connexes et avec les agences de voyages pour acheter des billets d’avion pour le personnel et les participants aux ateliers/réunions ;
- Surveiller les dépenses financières et assurer le suivi de toutes les questions financières liées au projet ;
- Tenir des archives de toutes les actions administratives du portefeuille du projet ;
- Soutenir tous les autres aspects administratifs, opérationnels et logistiques, au besoin.
Compétences
Professionnalisme
Fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; est motivé par la profession plutôt que par des préoccupations personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre
Planification et organisation
Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Travail en équipe
Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite la contribution en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Client orientation
Considére tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des reculs des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Compétences et expérience requises
Éducation:
Un diplôme universitaire de premier niveau minimum en gestion des affaires, administration publique, budget et finances, ressources humaines, droit, sciences politiques et sociales, relations internationales ou autre discipline pertinente est requis.
Vivre:
- Au moins 3 ans d’expérience pertinente en administration ou en soutien de programmes/projets sont requis au niveau national ou international.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.) et expérience dans la gestion de systèmes de gestion Web.
- Une expérience dans les domaines de l’ administration, du budget, des finances, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est hautement souhaitable.
- Une expérience de travail liée à la lutte contre le trafic de drogue et le crime organisé au niveau national ou international serait un avantage.
- Une expérience de travail avec une entité des Nations Unies est un avantage.
Langues :
D’excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais sont requises.
Date limite d’inscription : 14-Dec-21 (Minuit New York, États-Unis).