Responsabilités
L'objectif de votre rôle est d'améliorer l'efficacité de la gestion et de l'administration en apportant un soutien à la direction. Vous serez responsable d’apporter un soutien administratif et de secrétariat aux équipes de l’entreprise, y compris tous les départements. De plus, vous serez responsable d’organiser et de coordonner les opérations et les procédures du bureau afin d’assurer l’efficacité et l’efficience organisationnelles.
Activités :
Assurer un soutien administratif et de secrétariat au directeur général et aux équipes.
Produire des informations en transcrivant, formatant, tapant, éditant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques ; Relecture et édition de lettres et de tous rapports.
Aider la Direction avec ses présentations PowerPoint et Excel ou ses documents Word (c'est-à-dire la saisie, le formatage, l'édition, l'impression et la reliure)
Assister l'Exécutif en acheminant la correspondance, en rédigeant des lettres et des documents ; collecter et analyser des informations ; Lancement des télécommunications.
Veiller à ce que le courrier/correspondance entrant/sortant soit traité conformément aux politiques en vigueur et livré quotidiennement (par exemple, lettres, courriels et colis)
Mettre en place un système de gestion documentaire des documents administratifs.
Gérez le calendrier des rendez-vous du cadre en planifiant des réunions, des conférences ou des téléconférences.
Préparer les rapports mensuels de revue d'activité en collectant et en analysant les informations envoyées par les gestionnaires.
Organiser les voyages internationaux : réservation de vols, d'hôtels et gestion des visas et des transports internationaux.
Saisissez les dépenses en utilisant le système approprié.
Rédiger des procès-verbaux de réunions, publier des rapports et assurer le suivi des tâches convenues.
Veiller à ce que les actifs et les installations du ou des bureaux administratifs soient en bon état.
Gérer le stockage des fournitures de bureau et passer les commandes.
Préparer des rapports réguliers sur les dépenses du bureau et le budget.
Maintenir et mettre à jour la base de données de l'entreprise.
Organisez un système de classement pour les documents d’entreprise importants et confidentiels.
Répondre aux requêtes des employés et des clients.
Mettre à jour les politiques du bureau si nécessaire
Tenir à jour le calendrier de l'entreprise et planifier les rendez-vous.
Réservez et préparez les salles de réunion en cas de besoin.
Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques, comme assigné.
Planifier des événements internes et externes
Gérer les voitures de société, y compris les cartes de carburant, les cartes de péage, les assurances, la gestion des accidents.
Être l'interface avec les fournisseurs de fournitures de bureau.
Prendre en charge les factures liées aux fournitures de bureau.
Effectuer toutes autres activités requises par la Direction.
Lancer les consultations auprès des fournisseurs ainsi que les demandes d'achats à la demande des responsables des budgets.
Surveiller la création des bons de commande et assister les responsables du budget dans la transmission des bons de commande aux fournisseurs.
Effectuer un pointage régulier avec les responsables du budget sur les bons de commande et assurer la réception des travaux et du paiement.
Gestion des produits ménagers et alimentaires (eau, sucre, café, thé, boissons, fruits)
Participer activement à la politique RSE de l’entreprise.
Toute autre tâche requise par la direction.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.contourglobal.com.